COMO FAZER UMA BOA REUNIÃO
Grande parte para pessoas, e isso inclui “chefes”, gerentes entre outros cargos tem ainda muita dificuldade em organizar uma boa reunião.
Uma boa reunião poder ser aquela que dure pouco tempo. Mas, e daí? Pode ter durado pouco tempo e não ter resolvido nada do que estava em pauta, se é que organizaram a pauta.
Existem muitos artigos que tratam desse assunto, porém, o problema ainda faz parte de muitas empresas, e repito: a grande a maioria tem dificuldade em organizar e administrar uma reunião.
Desta forma, farei os questionamentos por outro olhar, de modo que talvez consiga encontrar alguns caminhos, e claro, que obtenha sucesso nas tais reuniões.
Você já percebeu como é que as reuniões são marcadas e qual a forma que os convidados ou convocados recebem a notícia? Normalmente é gerada uma tensão, logo em seguida alguém diz: Avise todo o setor que após o almoço vamos nos reunir para tratar de alguns problemas, quero todo setor presente.
Como você receberia essa notícia? Gera ou não uma tensão, uma expectativa talvez até ruim? Minutos que antecedem a reunião, alguém lança um comentário: Será que vai ter corte? Pronto, os nervos ficam a flor da pele e enquanto a tal reunião não ocorre, um colega tem taquicardia, o outro sobre a pressão, o outro morde as unha etc., há um grande sofrimento coletivo.
Não podemos deixar de lembrar que muitos “chefes”, fazem questão de comunicarem a reunião desta forma, sabe por quê? Porque eles querem causar uma impressão, um efeito psicológico que coloca todos em estado de atenção, de medo. Com isso, ele não terá ninguém fazendo questionamentos caso a notícia não seja tão agradável. Seria uma forma de controlar a todos de maneira medíocre.
E agora, já sabe como organizar uma reunião? Se não, vamos entender como:
1 - Analise se será necessário convocar uma reunião. Muitas vezes não há necessidade e a informação pode chegar a todos de maneira mais leve, por outros meios;2 - Elaborou uma pauta? Ou será aquela bagunça? Diversos assuntos surgem e são tratados todos de uma vez.
3 - Determine o tempo. Em uma hora de conversa organizada muitos assuntos podem ser discutidos. Se existe um assunto muito importante e que demandará mais tempo, a reunião deve ser focada. Para os demais, verifique o item.
4 - Defina quem conduzirá a reunião. Esta escolha permite evitar falatórios desnecessários e acelera a reunião;
5 - Após os assuntos apresentados, informe a todos qual será o próximo passo. Se a reunião chegou ao fim, permita alguns minutos para observações e encerre. Não são necessários mais do que 15 minutos;
6 - Encaminhar a pauta para os convidados ou convocados para análise é uma prática muito nobre, é uma forma de preparação e pode evitar surpresas, mas analise se vale a pena.
Forte abraço, e boa reunião.